Adressatengerecht und schnell informieren, Kommunikation und Austausch ermöglichen, ist heute wichtiger denn je. Die Pandemie hat dafür gesorgt, dass Mitarbeiterkommunikation endlich die Aufmerksamkeit erhält, die sie verdient. Denn für Transparenz, Dialog und Beteiligung zu sorgen, ist heute erfolgskritisch, wenn man als Arbeitgeber attraktiv sein will und auf Mitarbeiterbindung wert legt.
Umsetzen lässt sich das mit einem Social Intranet.Die Notwendigkeit hatte auch die Geschäftsleitung unseres Kunden Sanierungstechnik Dommel erkannt und wollte zeitnah eine Lösung finden. Dabei standen folgende Anforderungen im Fokus:
Alle Informationen an einem Ort
Erreichbarkeit für alle, im Büro und auf den Baustellen
Vernetzung der Standorte und Förderung des Dialogs
Zugriff auf wichtige Dokumente, z.B. Bedienungsanleitungen von Baumaschinen
Aufbau eines Unternehmens-Wikis zur Sicherung des firmeneigenen "Wissensschatzes"
Anfang des Jahres sind wir gemeinsam mit dem Projektteam gestartet. Aufgrund der Anforderungskriterien haben wir unseren Softwarepartner Just Social empfohlen und mit ins Boot geholt. Dieses Tool setzt konsequent auf die App-Logik und ermöglicht die Umsetzung eines "Digital Workplace". Mit der jedem Smartphone-Nutzer vertrauten Oberfläche ist die Handhabung besonders einfach und übersichtlich.
In unserem ersten Workshop wurden zunächst wichtige Festlegungen getroffen, z.B. welche Apps für den digitalen Arbeitsplatz grundsätzlich zum Einsatz kommen sollen, denn diese können frei gewählt werden. Insbesondere aber war die Frage zu klären, welche Themen einen eigenen Nachrichtenkanal benötigen und wer in welchem Kanal schreiben darf. Die NEWS-App wird damit zur Zentrale, wo alle Informationen zusammenlaufen. Das Projektteam bei Dommel entschied sich für insgesamt fünf Kanäle, differenziert nach Pflicht- und Wahlkanälen.
"Dommel News" ist ein Pflichtkanal. Die hier kommunizierten Informationen sind für alle Mitarbeitenden relevant. Dazu gehören Nachrichten der Geschäftsleitung, Infos aus dem Personalbereich, der IT oder auch vom Betriebsrat. Im Wahl-Kanal "Baustellen und Geräte" gibt es wiederum Infos zu neuen Maschinen und Einsatzmöglichkeiten. Das ist hilfreich, damit die Standorte immer gut informiert sind, auf welche Maschinen sie bei welchen Aufgabenstellungen zugreifen können.
Besonders attraktiv und deshalb besonders erwähnenswert am Social Intranet von Just Social ist der sogenannte Homescreen, der die Mitarbeitenden morgens mit den neuesten NEWS begrüßt und die mit großen Bildformaten durchlaufen.
Ein Social Intranet, daran besteht kein Zweifel, verändert auch die Kommunikationskultur. Der Informationsfluss findet nicht mehr nur „Top-Down“ sondern auch „Bottom-Up“ statt. Das bedeutet, dass jeder Nutzer einfach mit seinen Kolleginnen und Kollegen in Kontakt treten kann. Zusätzlich gibt es den Kanal "Unser Alltag", wo jede und jeder Bilder und Geschichten aus seinem Arbeitsalltag posten kann. Hier ein Beispiel von einer ganz besonderen Baustelle:
Auch ein Dialog über Kommentare und Likes ist in der neuen Mitarbeiter-App möglich und erwünscht.
Neben der Auswahl der Software sind weitere Themen zu berücksichtigen, damit ein Social Intranet auch langfristig und nachhaltig genutzt wird. Folgende Fragen sind in diesem Zusammenhang zu klären:
Wer ist für das Tool verantwortlich und Ansprechpartner*in?
Wie machen wir die Content-Planung?
Wer hat die redaktionelle Leitung?
Brauchen wir eine Benutzer-Guideline?
Wie sorgen wir dafür, dass alle mitmachen?
Mit der People-App, dem Mitarbeiter-Verzeichnis, hat jeder Mitarbeitende darüber hinaus die Möglichkeit, in seinem Profil etwas über sich zu erzählen. Das macht nahbar und schafft Möglichkeiten zum Austausch und zur Vernetzung.
Inzwischen ist das Tool seit Februar erfolgreich im Einsatz. Bis zum Start haben wir genau vier Wochen gebraucht. Eine Klasse Leistung aller Beteiligten. Jetzt begeistert die Mitarbeiter-App alle Dommeler in den Büros und auf den Baustellen.
Ein weiteres Plus ist, dass über die Connect-App auch datenschutzkonform gechattet werden kann - zu zweit oder in Gruppen. WhatsApp adé! Die Gruppen wurden gleich vorab eingerichtet, so dass der Wechsel super funktioniert hat. Die Chat-Funktion wird in der Regel von allen App-Anwendungen am häufigsten genutzt.
Benedikt Stentrup, Geschäftsführer von Dommel, ist mächtig stolz auf sein Team. Digitalisierung wird im Unternehmen ganz groß geschrieben. Zum einen, um die Wettbewerbsfähigkeit sicher zu stellen und zum anderen, um zukunftsfähig und nachhaltig erfolgreich zu sein. Für ihn ist ganz klar:
"Gute Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg. Und mit unserem Social Intranet sind wir jetzt super aufgestellt. Es ist erstaunlich, wie schnell sich die Mitarbeiter-App positiv auf unsere Unternehmenskultur ausgewirkt hat. Denn jetzt haben alle das Gefühl, wirklich ausreichend informiert zu sein. Und jeder kann sich auch am Dialog beteiligen."